よくあるご質問(会員の方)
電子帳簿保存法
全般
今までのやつはどうすれば?
2022年1月以降のデータが対象となりますので今までの電子データも保存が必須となります。 ただ、23年の12月までは、義務化の猶予期間となりやむを得ない場合のみ除外されます
それって強制なの?
はい、法改正なので必ず対応が必要です。2022年1月に電子帳簿保存法の改正があり、
電子データにて保存することが明確に法令にて義務付けされておりますので必須となります。
今までは紙に印刷しての保管が認められておりましたが、それが法律で認められなくなっております。
帳簿や書類の検索要件とは何ですか?
検索機能に求められていること3つ
①取引年月日、その他の日付、取引金額、取引先
②日付または金額にかかる記録項目について、その範囲を指定して条件を設定できること
③二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること
これらを即時検索できる環境が要件となっています。
「必要なデータをすぐに取り出す」が重要です。
自社でWordなどで請求書を作成し、印刷して社判を押した請求書をスキャンして取引先にメールで送った場合は、紙での保存が可能ですか?
メールで送付した場合は電子取引に該当するため、紙の保存ではなくスキャンして添付したデータの保存が必要です。
社内で回ってきたデータが電子取引かどうかの判断はどうすればいいですか?
社員が紙をスキャンしてPDFで送ってきたというのもメールで送られてきたら電子取引です。
相見積りを取った場合、契約しなかった会社から電子で受け取った見積書も保存は必要ですか?
保存する必要があります。見積書は、それぞれの見積金額が確定データとなるため,最終的に契約した見積書のみを保存するのではなく、全ての見積書を保存する必要があります。
最低限保存しなくてはいけない帳票は何ですか?請求書・納品書・領収書・見積書などはわかるのですが、その他どのようなものが該当しますか。わかりやすいフローみたいなものはありませんか?
電子帳簿保存法に対応するために最低限保存すべき証憑は、電子データで受領をした証憑となります。
請求書・納品書・領収書・見積書以外にも、契約書や注文書等もPDFなどの電子データで受領をしている場合には電子保存の必要があります。
電子データ取引による注文書や請書等への収入印紙の添付は、必要なくなりますか?
電子データは課税文書に該当せず印紙税の課税は行われないため、不要になります。
ネット注文の際に、注文票を紙で印刷できる場合、紙で保存すればいいですか?それとも、紙に印刷せずにPDFファイルで保存すればいいですか?
ネット注文で注文書をPDFファイルで出力できる場合、注文書は紙で出力せずに電子取引の要件を満たす形でPDFファイルで保管していただく必要があります。
ネット注文で消耗品等を購入する場合、①注文受付のメール②発送のメール③納品書(紙)の3種類のやり取りがあるのですが、全て保存は必要なのでしょうか?
注文書、請求書、領収書等の記載事項の掲載されているメールの保存が必要となります。
一般的に①③が電子取引の保存対象となります。
ネット注文で事務用品を注文した場合はどのように電子保存すればよいですか?
WEB上から請求書や領収書等のデータ(PDFファイル)をダウンロードしていただくか、WEB上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを電子データとして保管していただく必要があります。
クラウドサービスで請求書を受け取ったけど、確認でメールでも同一の請求書が送られてきたら、2つとも保存の必要がありますか?
同一のものなら、いづれか一つの請求書の保存で大丈夫です。
メールのやり取りはそのままの保存じゃダメなの?
絶対に出来ないというわけではありませんが大変ではあります。
まず、電子取引の保存要件をみてみると
①真実性の確保
②可視性の確保
の2点があります。
真実性の確保に関しては、タイムスタンプを自社での導入や、改ざん防止の事務処理規定を作成したりとかなりの手間がかかったりします。
可視性の確保は、検索機能の確保が重要で、取引年月日や取引金額、取引先で検索、もしくは2つ以上の項目で検索がかけられる機能が必要となっていて、通常のメールソフトでは不十分となっています。
可視性や真実性が確保できる要件を満たしたサーバーを自身で準備してとなると専門スキルと・コストが多くかかるので、電帳法対応のシステムを導入するのが一番現実的でコストを抑えられると思います。
電子取引ってなに?
取引情報(取引に関して受領したり交付したりした、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これに準ずる書類に通常記載される事項)の授受を電磁的方式により行う取引です。
税理士に任せられないの?
今まで通り帳簿関係はお任せされると思いますが、データ保存自体は自社で行わないといけないので、
環境を整えることは必要となります。
いつからはじまりますか?
実は2022年1月からスタートしていますが、猶予期間として2年設けられましたが
2024年1月には対応をする必要があります。
どんな対応が必要ですか?
電子取引の保存要件が決まっていまして
・システム関係書類等を備え付ける。
※システム概要書・システム仕様書・操作説明書・事務処理マニュアル等
・保存場所に電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、
画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく。
・税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしておく。
上記が最低限必要となりますのでBizポケに新たに追加されます機能を使えば
保存が行えるようになります。
※現在ツールは実装調整中となります。
具体的に教えて
電子帳簿保存法で認められている保存は3パターンとなります。
①電子帳簿保存
②スキャナ保存
③電子取引データ保存
今まで通りでもいいんじゃない?
電子取引における電子データの保存の義務化が決まったので、今まで通りの対応は出来なくなります。
電子取引=データで受け取るケースはすべて該当となりますので、これまで「電帳法とは無関係」と思っていた会社様も
義務化対象となってきます。
電帳法改正って何ですか?
帳簿や決算書、請求書など国税関係帳簿・書類を一定の条件を満たせば、電子化して保存してもいいという法律です。